ビジネスの場で、初めて会う方との間で行われるのが名刺交換です。慣れないと緊張しますが、ポイントを押さえてふるまえば、失礼なく対応できます。事前の準備から、後に役立てる工夫まで流れに沿って説明します。
◇名刺入れと記載の確認
使いやすい名刺入れを準備しましょう。自分の手になじみやすく、出し入れがしやすいものを選びます。自分の名刺と受け取った名刺を分けてしまっておけるものが使いやすいと思います。自分の名刺が出来たら、必ず部署や名前・電話番号などを確認しておきます。もし違っていたら修正を依頼して、正しいものが届くまでの間は訂正して使うようにします。名刺入れはうっかり忘れることもあります。必ず持ち歩くスマホケースやお財布などに少し入れておくと、役立つかもしれません。
◇名刺の扱いは両手が基本
差し出す時も、受ける時も基本は両手で扱います。相手の名前をいただくので丁寧な所作を心掛けたいものです。
自分の名刺を渡す時は、名刺ケースの上に先方が読めるような向きで一枚のせ、両手で差し出します。この時「xx株式会社 yy部 zzでございます。」というように正式な名前で名乗り、右手で渡します。相手から同じように差し出されたら左手で受け取り、すぐに両手で持って相手の名前を確認します。読めない場合は、「珍しいお名前ですね。何とお読みすれば良いでしょうか。」と確認します。初対面であれば、尋ねても恥ずかしくありません。
◇複数の人と同時に交換する時
人数分より多めの自分の名刺を名刺入れの上に出して、一人ずつ渡します。受け取った相手の名刺は、自分の名刺入れと手の間に挟むように持ちます。基本は上役の方から渡しますが、立ち位置など難しいこともありますので、自分の上司の動きに合わせます。
◇受け取った名刺の扱い
名刺交換の後、打ち合わせになることが多いです。いただいた名刺は名刺入れの上に置き、テーブルに出しておきます。相手が複数いる場合は、着席している位置と同じように自分の手元に並べておくと、声をかけたり尋ねたりする場合に、間違えずに済みます。
◇名刺を忘れたとき、急いでいて間に合わない時
忘れてしまった場合は、取り繕わず「あいにく切らしており申し訳ありません。」と謝り、名乗ります。名刺をすぐに出せない場合もまずはいただいて、自分は名乗っておき、落ち着いてから「先ほどは失礼しました」と言って、渡せば問題ありません。
◇打合せ終了後
フロアに戻ったら、名刺に日付を書き、印象に残ることがあれはメモしておきます。その後もやり取りが続く場合は、前回の様子を思い出しやすくなるので、コミュニケーションがスムーズに運びます。
連絡を取る必要がある場合は、名刺から名前・メールアドレス・電話番号などをメールシステムの連絡先に登録して、準備しておきます。当面取引はない場合は、まとめて保存しておきましょう。しばらくたってから関連の業務などで必要になってくることもあります。そんな時に日付の記入やメモが役に立ちます。
名刺は名前に触れるものと考えて、丁寧に扱うように心がければ次第に慣れてスムーズに受け渡しできるようになります。相手の名前を知り、自分を知ってもらうことは、コミュニケーションの第一歩です。ビジネスの出会いを生かして行きましょう。
