情報を守るために

大きな企業や官公庁などからの情報漏洩が大きな問題になっています。重要情報が洩れる被害の他、内容によっては損害賠償などの責任問題にも発展します。きっかけは、個人のちょっとした油断などであることが多いです。大切な情報を守るためには気を付けたいポイントがあります。

◇メールの確認はしっかりと

メールは多くの人が利用するため、情報事故の発端になりやすいです。添付ファイルが怪しい動作をしたり、本文内のリンクを利用することで、偽のサイトに誘導されて重要な情報を読み取られてしまったり、というケースです。メールは仕事では欠かせませんが、届いたメールを処理する時、以下のようなメールには注意しましょう。

このようなメールを受け取ったら、処理しないで削除するか、情報管理の担当者に相談しましょう。

◇ファイルを添付する時は要チェック

自分が添付する場合も注意が必要です。必ず正しいファイルか確認します。また、送るべきファイルに余分な情報が含まれていないかもチェックしましょう。Excelのファイルなど、他の案件の資料を使い回して利用したりすると、非表示になっているシートなどに関係ない情報が含まれていることがあります。
送るべき情報だけになっているか、チェックしてから添付しましょう。

◇ウイルス対策はしっかりと

会社でパソコンを利用する場合は、ウイルス対策ソフトが導入されています。ただ、入っているだけでは意味がありません。ウイルスは日々進化しています。最新のウイルスに対応できるよう、パターンファイルはいつも最新を保っているか確認しましょう。

◇セキュリティパッチを適用しよう

Windowsやアプリは、セキュリティを維持するため定期的にセキュリティパッチが配信されます。最新のパッチをいつも適用して、セキュリティホールを残したままにしないようにしましょう。アプリも、古いものを利用し続けているとサポート切れとなり、セキュリティ対策が取られなくなることがあります。会社で利用できるバージョンは決まっていることが多いですが、なるべく新しいものを利用しましょう。

◇必要なサイトだけ利用する

会社のネットワーク環境は仕事で利用するためにあります。休憩時間などに私的利用をすると、それだけリスクが高まります。個人が公開している情報から、問題のあるサイトに誘導されてしまうこともあります。個人的な利用は、社会人として公私の区別という観点からも、情報漏洩対策という視点からもやめましょう。

◇持ち歩く時は気をつけて

会社のパソコン、スマホ、タブレットなどを持ち歩いて社外で利用することが多くなりました。WiFiルーターなどを利用することが多いと思いますが、なるべく公衆無線の利用は控えましょう。セキュリティが甘く、情報を読み取られてしまう可能性が高くなります。
外で利用する場合は周囲にも気を付けましょう。通りすがりに、画面を盗み見られてしまうこともあります。
紛失にも気配りが必要です。手から離す場合は、必ずカバンやポケットに入れるなど、体から離さないように心がけましょう。

◇アナログ対策も重要

情報を守る対策は、電子機器の利用だけに限りません。
コピーやFAXなど使った後で、用紙をそのままにすると別の部門の人が見てしまうこともあります。ミスプリントをそのままゴミ箱に入れていると、そこから抜かれるかもしれません。コピーなどを使ったら原紙を確認し、不要なものはシュレッダーにかけましょう。
席を離れる場合、机の上の書類は片づけ、短時間の場合でも広げたままにしないようにしましょう。

ネットワークを介してのWeb会議も盛んです。会議の時は自分の席に後ろが映ります。会議システムには「背景をぼかす」機能がありますので、そういった機能を使うか、後ろが壁面など余分な物が映らない状態で利用しましょう。

情報を守るための仕組みはいろいろとありますが、それを有効に働かせるのは人間です。個々の担当者のちょっとした甘さが大きな情報事故につながって行くことがあります。忙しい中でも、一つ一つ自分の動作をチェックする習慣をつけて、情報も自分も守っていきましょう。

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