多くの仕事は自分一人だけで完結することはなく、複数の人と連携して進められます。仕事を効率良く、円滑に進めていくためには、メンバーが協調して動く必要があります。情報共有のために求められるコミュニケーションパターンが、報告・連絡・相談。略して「ホウレンソウ」です。
◇報告は催促される前に
担当した仕事の進捗状況を知らせることが、報告の基本です。
ITツールが普及した現代では、直接の報告よりも成果物をファイルにして指定の場所に保存したり、メールで連絡したり、もっと簡単にチャットなどで済ませることも多くなっています。職場や職種に応じた報告の仕方がありますから、従いましょう。
短時間で終わらない作業の場合は、途中経過を伝えることも重要です。ある作業の遅れが、次にステップに影響することも多いです。想定よりも時間がかかる、トラブルにつながる懸念があるなど、悪い可能性がある場合は、より早めに報告して対処策の検討やスケジュール調整につなげてもらうようにします。
ツールを使った報告は、対面よりも事実を客観的に伝えやすいという利点があります。こまめに請求される前に報告しましょう。
また、報告すべき人と顔を合わせた場合は、メールやツールで報告していても、簡単な言葉で報告します。これがその後の相談のしやすさにつながって行きます。
◇連絡は伝えるだけでなく、確認を
事実をありのままに伝えるのが連絡です。電話の伝言や書類の受け渡しなども、連絡の一つです。
メーリングリストやサイトの掲示板などが採用されることが多くなり、連絡を頼まれることは少なくなってきました。IT隆盛の時代では、連絡するよりも、連絡されている内容を確実に把握する姿勢が重視されます。
メールやサイトの情報は、「関係者が見る」ことを前提に発信されます。会社や部門の情報として公開される内容には、きちんと目を通してつかんでおきましょう。
◇相談は遠慮しないで
仕事をしていく上で、悩みや困りごとが出てきたら、周囲の人に相談したいものです。
この時、日常少しでも実際に話をしているとお互いのことがわかるので、相談のハードルが下がります。
相手が忙しかったり、離れていて直接は相談できなかったりする場合はメールなどのツールも利用します。この時、まずは困っている内容から単刀直入に切り出します。
自分が対応した(しようとしている)ことや、問題点を時系列で説明します。説明することで、自分の中でも問題点が整理されて行きます。別の人や別の立場であれば、思いもよらぬ対処方法が見つかることもあります。自分で対応方法を検討しないで丸投げしてしまうのは、仕事に対する責任がないと思われてしまいますが、考えても自分一人では改善しないと判断したら、相談しましょう。
「ホウレンソウ」を面倒がる人も多いですが、複数の人で仕事をする場合、情報共有は必須です。ITツールを上手に活用して、自分をわかってもらい相手を理解するプロセスと考えて、取り組みましょう。
