ここでは当たり前の基本（挨拶、本文、結びまでのあるべき論）は省略し、IT業界にいればこそ心がけていただきたい点を中心に解説していきます。
■基本
・タイトルでどんなメールかが分かりやすく
IT業界は取引先とはもちろん、サテライトオフィスや自宅勤務者とのメールの受発信も頻繁です。そんな中、プロジェクトが逼迫しているときなどは、「いちいち全てのメールをチェックしない」と開き直る人さえいます。メールの受信ボックスに並ぶメールの件名で、メールを読むプライオリティーを立てているという人も多いもの。
メールのタイトルが勝負です。同じメールの中身でも「オフショア開発の件」というタイトルと、「大連オフィスのコロナウイルス対策の実情」というタイトルでは、どちらが目を通してもらいやすいか分かりますよね。
・長々とした文章では読みづらい
多忙な人々はメールを速読します。そんなときフラストレーションがたまるのが冗長なメールです。一つの主語に複数の述語がぶら下がっているような駄文はさけましょう。
文章を伝えやすくするコツは、意味の塊単位に適当に改行を入れて、段落の文章を短くすることです。段落の間にスペースをいれるとスッキリします。
・添付資料のここに気を付けて
IT業界は他の業界よりも添付資料が多用されます。添付ファイルがウィルスに感染していないか必ずチェックしてください。感染しているファイルを用いたら、社内はもちろん取引先のネットワーク環境にまでご迷惑を及ぼしかねません。
添付ファイルの容量が大きいと相手に届かないケースもあります。送信前に圧縮したり、大容量ならファイル転送サービスを利用したりするようにしましょう。
・送信前に一瞬の緊張を
メールの誤送信は致命的なケースも招きかねません。宛名は間違ってないか？送る人に漏れはないか？余計な人は入っていないか？添付資料は間違ってないか？送信ボタンを押す前に緊張感を持って見直しましょう。
■応用
・理解してもらうための工夫
メールのタイトルの一番前にそのメールの趣旨を表わすと、相手にとって親切です。【依頼】【質問】【報告】【お礼】など。
・何かをしてもらうための工夫
順序だてて何かをしてもらいたい場合、各依頼事項に数字を打つと良いでしょう。
①RFPを書く ②複数の協力会社に提案依頼を送信する ③提案を受け取り比較する ④発注先を決める
複数の依頼事項にとりわけ順序がなくても、大事な点から並べて、箇条書きすると読みやすくなります。
・曖昧性を極力無くして
相手に気を遣うあまり、言いたいことをぼかしてしまう日本人の特性。理数系出身者の多いIT業界ではこの曖昧性が疎まれることが多いのです。
「開発生産性がやや上がっています」ではなく、「開発生産性が前期比103％の状態です」があるべき表現方法。物事の大小や優劣は筆者の感性で表現せずに、予算比、過去実績比など、何か客観的な基準値をベースに表現してください。
・誤字脱字のチェック
誤字脱字が無いか読み直して送信するのは基本ですが、特に長文の場合、なかなか自分でチェックしても誤りを見逃してしまうもの。特に重要な相手へのメールには、お勧めの技があります。
メールの文章を一旦Wordにコピペしてチェック機能を利用するというものです。Wordには校閲という機能があり、「スペルチェックと文章校正」のボタンを押すと、誤字脱字は元より文章の適切性についてアドバイスをしてくれます。お試ししてください。
