日々ビジネスの現場で飛び交うメール、わかりやすいメールと、読み返しても理解できないメールがあります。わかりやすい、と感じるメールにはいくつかの共通点があります。作成するメールをステップアップさせるためにいくつかのポイントを押さえておきましょう。
◇適当な位置で改行する
改行のないメールを目にすることがあります。スマホでの情報のやり取りに慣れていると、自動的に画面の端で折り返しされるため、改行しないものと思われます。ビジネスでもタブレットやスマホを使うことは多くなってきましたが、メールはまだPC操作が主流です。だらだら横に長いと読みづらいです。一般的なメーラーには30数文字で改行する設定があります。そのくらいの横幅であれば、顔を動かさなくても読める範囲なのです。
横幅はあまり長くならない程度に改行しましょう。
◇一文は1行半くらいまで
これはサラリと読んで理解できる長さです。長いと読み返す必要が出てきます。長い文は、前置きや逆説があって、文章が整理されていない可能性があります。メールは会話とは違います。要点を整理して、簡潔に誤解なく伝わるように書かれているか、確認しましょう。
◇数行ごとに改行を入れる
ベタ打ちで長く続く文章は、非常に読みにくいものです。説明が長くなる場合、5行に1つくらい改行を入れましょう。つまり数行ごとにまとまるように、伝える内容を整理して書くようにします。延々説明が続くのならば、メールで伝えるのは無理かもしれません。イメージ・図表を使った添付ファイルを追加する、直接会って話すなど、別の伝え方も考えましょう。
◇箇条書きを活用する
相手に複数の情報を確認する時、伝えたいポイントが複数ある時、箇条書きを利用するとすっきりまとめられます。敬語に気を使って一つずつ聞き出すよりも、「以下3点をお知らせいただけますか。」というように書き、箇条書きで3点をあげれば、相手の返信も簡単になります。
◇名前はコピペする
相手の名前の誤入力は避けたいものですが、よくあります。伊藤さんと伊東さん、河合さんと川井さんなの変換ミスです。受信した本人はすぐに気が付き、気分を害します。返信の場合は、署名などからコピペする習慣にしましょう。これなら間違えることはありません。
◇単語登録を活用する
頻繁に利用する慣用句は、略語で単語登録しておくと便利です。「よろ」で「よろしくお願いいたします」と登録すると、ちょっとした時短になります。
◇メールは残る
メールは証跡として残ります。不確実な内容や内密の情報は書くべきではありません。まずは相手の耳に入れておきたいという場合は、電話しましょう。
わかりやすいメールというのは、相手の立場に立ったメールです。相手が読みやすい「形」になっているか、わかりやすく表現されているか、必ず読み返して誤字脱字をチェックしてから送信しましょう。
