情報伝達の手段として、一般的な電子メールですが、LINEやインスタグラムなど、短いメッセージやイメージの共有に慣れてしまうと、面倒で苦手、という声も聞きます。基本となる形を理解していれば、怖がる必要はありません。以下に基本の形式を紹介します。
＜ビジネスメールには一定の形式がある＞
一般的には以下のような形を取ります。
(1)具体的なタイトル
(2)相手への呼びかけ
(3)簡単な挨拶と名乗り
(4)内容の概要
(5)説明文
(6)締めの言葉
(7)署名
これを具体的にすると図のようになります。
一つずつ確認していきましょう。
(1)タイトルは具体的にわかりやすく
件名を読めば、メールの内容がわかるように指定します。日に何十通ものメールを処理する方もあります。「お知らせ」「ご案内」といった漠然とした件名では、中身が想像できず、後回しにされてしまうかもしれません。件名から内容がわかれば、受信者とって親切で作業効率も上がります。
(2)宛先の確認としての呼びかけ
誰宛かをはっきりさせることが目的です。受信側にとっては、自分が主たる宛先なのか、CCなのかで重要度が確認できます。また、あってはならないですが、誤送信してしまった場合でも、すぐ気付いてもらえます。他社向けの場合、社名などは略さず正式なものとします。
(3)スムーズに内容に入るための挨拶と名乗り
SNSでは略されますが、ビジネスメールでは簡単な挨拶から始めます。直接人に会った時もいきなり本題から入らないのと同様です。「お世話になります。」「先日はありがとうございました。」などで構いません。次に自分が名乗ることで、読み手に要件を思い出してもらう働きがあります。
(4)概要や結論を初めに置いてわかりやすく
このメールに何を記載しているのかを、最初に書きます。初めに結論、後から説明、と覚えましょう。メール全体を読まなくても大事なことを確実に伝えるスタイルです。長々と説明があって最後に結論があるメールは敬遠されます。
(5)説明は数行ずつにまとめて、読みやすく
上記で書いた概要の詳細を記載します。送信内容が単純な場合は、ないこともあります。説明にボリュームがある場合はなるべくまとめ、数行単位で改行を入れるなどを読みやすくします。
(6)締めの言葉で次のステップを
メールの後にアクションがある場合や、返信を依頼する場合はここに記載します。最後は「よろしくお願い致します」などのまとめが良く使われます。
(7)署名はメール以外の連絡のために
メールの末尾に名前や電話、住所、URLなどを記載した部分で、シグニチャと呼ぶこともあります。受信者がメールの返信以外の方法で連絡を取りたい時や、会社のホームページなどを参照する際に利用されます。メールの設定で自動的に付与できますので、設定しておきましょう。
いかがでしょうか。
以上のような、基本の形に従って作成すれば、失礼のないビジネスメールを作成できると思います。大切なことは、「読み手の気持ちを想像すること」と「伝えたいことが簡潔に伝わるか考えること」です。基本形を理解して、ビジネスメールを仕事に生かして行きましょう。
