社会人になると、顧客・取引先・上司・先輩など、今までにない人間関係の中での会話が必要になります。敬語も必要ですし、学生時代には使わなかった言い回しを使う場面も増えます。よく使われる表現を身に着けて、コミュニケーションがスムーズに取れるようにしましょう。
◇です・ます調が基本
ビジネスの現場では丁寧な話し方が大切です。「です・ます」調で話し、友人同士のようなため口や流行語は控えます。話し方に自信がない場合は、周囲の方の話ぶりに耳を傾けて学びましょう。
◇基本の挨拶
挨拶は対話の第一歩です。出勤したら「おはようございます」と元気に声を出しましょう。退勤の際は「お先に失礼します」が基本です。
朝の挨拶では返す方も「おはようございます」ですが、「お先に失礼します」に対しては「お疲れ様でした」となります。「ご苦労様でした」もありますが、これは目上の人が目下をねぎらう場合に使います。「お疲れ様でした」が無難です。
◇指示された、頼まれたときは
新人は指示を出されたり、頼まれたりすることが多いです。「わかりました」が一般的ですが、「了解しました」や、電話の場合は「承りました」も使います。わからなかった場合は、「理解できませんでした。もう一度説明していただけますか。」「△△の部分は、××という意味ですか。」のように、しっかりとわからなかったことを伝え、どうして欲しいのかを伝えます。わからないという事実を口にするだけでなく、どうしたら解決できるかを表現すると、次の会話につながって行きます。
◇質問をしたいとき
わからないことを質問したいが、周囲は皆忙しそう。遠慮して聞かないでいれば、作業が進まなかったり、間違ったりします。そういう時は「今、質問していいですか。」「○○についてちょっと確認できますか。」のように、相手の様子をうかがいます。聞かれる方も対応しやすいので、「あっいいよ」とすぐに答えてくれることもありますし、「5分だけ待って」と少し後に対応してくれることもあります。大切なのは、丁寧な言葉で「忙しいことはわかっていますが、聞きたいです」を伝えることです。
◇敬語で悩んだら、誰の動作か考える
お客様や目上の方と話す機会も増え、敬語を交えた会話が求められる機会が多くなります。気を使うあまり何にでも「お」や「ご」を付ける人がいますが、誰の動作か考えるようにしましょう。「ご質問」「お問合せ」は、主体が目上の方やお客様の場合です。自分がする場合は「質問」「相談」です。また、社内の人を対外的に話す場合は、呼び捨てです。「○○は外出しております」のように表現します。○○さんが上司であっても、社外に向けて敬称はつけません。
◇よく使われる尊敬語と謙譲語は覚えて置く
「食べる」は、「召し上がる」が尊敬語、謙譲語は「いただく」です。「言う」は、「おっしっゃる」と「申す、申し上げる」。「行く」は「いらっしゃる」と「参る」。尊敬のつもりでやたらと「お・・・される」、謙譲のつもりで「・・させていただく」を使う人がいますが、非常にたどたどしくなります。敬語ではありませんが、「すみません」よりも「申し訳ありません」を使います。
また相手の会社のことは、御社・貴社と表現し、自分の会社は弊社・当社のように表現します。「恐れ入りますが」「お差し支えなければ」と言った、相手に依頼する表現や意向を聞く言葉も、頻度が高いです。
よく使われる言い回しは、なるべく使って身に着けてしまいましょう。
丁寧な言葉遣いは好感度を上げます。失敗しても、直していけば少しずつ自分のものになります。周囲には必ず話し方の上手な人がいます。そういう人が、どういう表現を使っているのか、どのようなタイミングで話しかけているのか、観察して自分も取り入れていきましょう。
